Sådan undgår du de dyre fejlrekrutteringer

Med et grundigt forarbejde kan jeres virksomhed øge chancerne markant for at finde den rette profil til jobbet. En “jobanalyse” er et godt rekrutteringsværktøj, som tager udgangspunkt i nedenstående fire punkter. Den sikrer, at virksomheden har gjort sig de nødvendige overvejelser, før rekrutteringen iværksættes.

1 – Definér arbejdsopgaver, ansvarsområder og målsætninger

Det er vigtigt, at din virksomhed får formuleret både arbejdsopgaver og ansvarsområder på forhånd, så I ved, hvad kandidaten helt konkret skal foretage sig i sit job – både nu og fremtiden. Det er essentielt, at I definerer disse punkter tydeligt, selvom det på sin vis kan virke indlysende. Mange bliver overraskede over, hvor forskellige meninger, der kan være om en medarbejders arbejdsopgaver og ansvarsområder, når først det italesættes.

Nedenstående spørgsmål kan være værdifulde at stille:

• Hvad er formålet med jobbet?

• Hvilke ansvarsområder har medarbejderen?

• Hvilke arbejdsopgaver har medarbejderen, og hvordan bør de løses?

• Hvilke resultater skal opnås nu og i fremtiden?

• Hvordan måles resultaterne?

• Hvem bliver medarbejderen afhængig af, når resultaterne skal nås?

• Hvad fremmer og hæmmer opgaveløsningen?

• Hvordan vægtes opgaverne i forhold til hinanden?

• Hvordan er den tidsmæssige fordeling af opgaverne?

• Hvilke opgaver vil i fremtiden komme til?

• Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned.

2 – Definér faglige kompetencer

Det er ligeledes vigtigt, at I definerer, hvilke faglige kompetencer den nye medarbejder må besidde for at løse de nu definerede arbejdsopgaver i den nyoprettede stilling. Lige så vigtigt er det, at I skelner mellem kompetencer, der betragtes som “nice to have” og “need to have”. I den forbindelse kan det være værdifuldt at besvare følgende spørgsmål:

• Hvilken uddannelsesmæssig baggrund er optimal for, at medarbejderen kan løse arbejdsopgaverne?

• Hvilke faglige kompetencer er essentielle for at løse arbejdsopgaverne?

• Hvilke arbejdsopgaver har medarbejderen, og hvordan bør de løses?

• Hvilken arbejdsmæssig baggrund forventes medarbejderen at have?

• Hvilke kompetencer vil med sikkerhed blive vigtige i fremtiden?

Husk at skelne mellem følgende typer af kompetencer:

• Uddannelse

• IT-færdigheder

• Sproglige færdigheder

• Erfaring

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument. Husk ikke at forveksle faglige kompetencer med personlige egenskaber.

3 – Definér personlige egenskaber

Personlige egenskaber er en afgørende faktor for en medarbejders succes. For eksempel er det nødvendigt, at nogle medarbejdere er mere udadvendte end andre. Det er vigtigt, at I får talt om de personlige egenskaber og træk, som den nye profil skal besidde.

I den forbindelse kan følgende spørgsmål være værdifulde at stille:

• Hvilke personlige egenskaber vil passe godt ind i afdelingen?

• Skal medarbejderen være bedst til samarbejdsorienteret eller selvstændigt arbejde?

• Skal personen være ekstrovert eller introvert?

• Hvordan opnår den nye medarbejder succes i afdelingen?

• Hvad er den mest pressede eller stressede situation, som medarbejderen kan komme i?

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument. Husk ikke at forveksle de personlige egenskaber med faglige kompetencer.

4 – Definér virksomhedens kultur og rammer

Selvom medarbejderen besidder de rette personlighedstræk for at skabe resultater i virksomheden, er det ikke sikkert, at medarbejderen passer ind i selve organisationens kultur og rammer.

Specielt kultur er en svær størrelse at have med at gøre, da den kan være svær at se og sætte ord på. Mange virksomheder fejler, fordi de ikke har blik for kulturen og derfor ikke overvejer, hvorvidt medarbejderen vil passe ind i denne.

Det er svært at opdage, hvis en fejlrekruttering bunder i manglende match mellem profil og organisationens kultur og rammer. For at undgå dyre fejltagelser, vælger mange virksomheder derfor at benytte sig af professionelle rekrutteringsbureauer. Et rekrutteringsbureau kan foretage den nødvendige analyse af organisationens kultur og struktur.

Herunder har vi præsenteret et udpluk af spørgsmål, som kan hjælpe jer med at identificere og definere rammer og kultur i jeres virksomhed:

Kultur

• Hvilken ånd/stemning præger afdelingen, og hvilke krav sætter det til kandidaten?

• Hvordan motiveres medarbejderne i afdelingen?

• Hvilke organisatoriske ændringer skal der evt. foretages i forbindelse med ansættelsen?

• Har der været konkrete årsager til at tidligere medarbejdere ikke har fungeret godt i jobbet?

Rammer

• Hvilke muligheder og begrænsninger er der for medarbejderen?

• Hvem skal medarbejderen samarbejde med og referere til?

• Hvad kan være den største hindring for, at kandidaten fungerer godt i jobbet?

• Hvilke ændringer kan der komme i fremtiden?

• Hvilken løn kan medarbejderen forvente?

Diskutér ovenstående spørgsmål og skriv svarene ned i et dokument.

Hvordan anvendes resultaterne?

Når I har diskuteret og nedskrevet svar fra step 1-4, har I indsamlet informationer nok til at finde frem til den idéelle kandidat til den nye stilling. Det vigtige er nu at få renskrevet og struktureret informationerne, så de til sidst former en præcis og dybdegående job- og profilbeskrivelse. Kategorisér først informationerne under de rette punkter og skriv derefter punkterne til sammenhængende tekst.

Jobbeskrivelsen kan eksempelvis indeholde følgende overskrifter:

• Stillingens overordnede formål

• Arbejdsopgaver og ansvarsområder

• Målsætninger og resultater, der skal realiseres

Profilbeskrivelsen kan eksempelvis indeholde følgende overskrifter:

• Krav til faglige kompetencer

• Krav til personlige egenskaber

• Forventninger til udvikling i jobbet

• Forventninger til løn

Rekruttér den perfekte medarbejder

Med ovenstående informationer i renskrevet og overskuelig form, har I informationer til at gennemføre et effektivt rekrutteringsforløb og finde den rette medarbejder, som passer til jeres virksomhed.

Med jobanalysen har I fået:

• Indsigt i jeres virksomheds unikke kultur

• Mulighed for at reflektere over og tilpasse jobbets indhold til virksomheden

• Information til at formulere et godt stillingsopslag

• En skarp forventningsafstemning mellem kandidat og virksomhed

• Godt udgangspunkt for at udføre et jobinterview

• Retningslinjer for, hvordan man kan/bør screene kandidaten

Det kræver tid og ressourcer at gennemføre en jobanalyse. Det kan virke som en stor mundfuld at gøre ved hver eneste rekrutteringsforløb, men det er tiden værd. En fejlrekruttering kan nemlig koste virksomheden helt op mod en halv million. Den brugte tid er derfor en god investering, som også betaler sig i form af en god medarbejder, der skaber de ønskede resultater.

Læs også: 5 hyppige rekrutteringsfejl du bør undgå

Vidste du, at et ansøgersite hjælper jeres virksomhed med at fremhæve de gode sider af arbejdspladsen – og at I får op til 25% flere ansøgere, end ved et traditionelt jobopslag?

Læs mere om Ofir ansøgersite her!

Held og lykke med rekrutteringen.

Denne artikel er udarbejdet i samarbejde med Assistance HR Partners