Rekrutteringsproces – Planlæg virksomhedens rekruttering

Drømmescenariet for enhver rekrutteringsproces er “At finde den bedst egnede medarbejder til jobbet – så hurtigt som muligt – så virksomhedens behov dækkes i tide“.

Men det gode resultat kommer ikke af sig selv. For at I kan nå i mål med rekutteringen kræver det, at jeres virksomhed gør det nødvendige forarbejde og lægger fundamentet for en succesfuld rekruttering.

I denne artikel vil du lære mere om den indledende rekrutteringsfase, hvor I som virksomhed planlægger jeres næste rekruttering.

Uanset jeres branche eller typen af medarbejder kan I øge sandsynligheden for at træffe det rigtige valg af en ny medarbejder med grundig forberedelse. Jo flere ressourcer, I lægger i denne indledende fase, desto større er sandsynligheden for, at I vælger den bedst egnede medarbejder til jobbet.

Hvorfor er planlægning af rekrutteringen vigtig?

I rekrutteringsprocessen er planlægningsfasen afgørende for, hvor effektivt rekrutteringen kommer til at forløbe. Det påvirker kandidaternes oplevelse af jeres virksomhed og om I finder og ansætter den rigtige medarbejder.

Selv hvis jeres virksomhed kun har få rekrutteringer om året, er der mange fordele ved at forberede rekrutteringen og arbejde efter en fastlagt rekrutteringspraksis.

Skriv den ned, så jeres fremgangsmåde er dokumenteret, og sørg for, at resten af virksomheden kender og bruger den. så sparer I både tid og sikrer en ensartet og professionel rekrutteringsproces, som hele teamet kan støtte op om.

Planlægning af jeres rekrutteringsproces

I denne artikel vil vi trinvis gennemgå de mest almindelige aktiviteter i planlægning af en rekruttering. Der findes ikke en skabelon, der passer perfekt for alle virksomheder, så brug guiden som inspiration til jeres rekrutteringsproces og tilpas den til jeres virksomhed og kultur.

1. Lav en realistisk tidsplan for virksomheden

En detaljeret tidsplan er et godt redskab til at sikre en professionel rekrutteringsproces og optimere de involverede parters tidsforbrug.

Tidsplanen skal indeholde alle de opgaver, der skal løses, hvem der har ansvaret for hvad, og hvornår opgaven skal være løst.

Den tid I bruger på en grundig planlægning er godt givet ud, da alt det egentlige arbejde med screening, udvælgelse og interview bliver både lettere og mere kvalificeret.

En rekrutteringsproces kan tage fra nogle få uger til flere måneder afhængig af rekrutteringens sværhedsgrad, Dvs. hvor let eller svært det er at finde egnede kandidater til jobbet, og alt efter hvilke kanaler I vælger at rekruttere igennem – f.eks. via netværk, sociale medier, jobportaler eller et rekrutteringsbureau.

En gennemarbejdet tidsplan kan sikre tempo i processen, samtidig med at den fungerer som tjekliste, så I er sikre på at huske alle delelementerne. Endelig rummer tidsplanen masser af nyttig information for deltagerne i processen.

Skriv tidsplanen og løbende erfaringer ned

I kan bygge videre på jeres rekrutteringsproces ved at dokumenterer jeres erfaringer fra hver rekruttering. På den måde bliver jeres tidsplan mere fyldestgørende og dækkende for jeres virksomhed. Skriv erfaringerne ned, så jeres fremgangsmåde bliver løbende dokumenteret, og sørg for, at resten af virksomheden kender og bruger fremgangsmåden. I sparer både tid og sikrer en ensartet og professionel rekrutteringsproces, som hele teamet kan støtte op om.

En tidsplan kan laves meget nemt fx ved hjælp af et Excel ark, som i eksemplet ovenover. Start omvendt kronologisk, dvs. bestem datoen for hvornår den nye medarbejder ønskes ansat og lav herefter et realistisk tidsestimat for alle opgaverne.

2. Afdæk behovet for virksomhedens rekruttering med en behovsanalyse

En rekruttering kan give anledning til en masse overvejelser, som ikke kun bør relatere sig til den ledige stilling. Faktisk kan det i nogle tilfælde fungere som en kærkommen lejlighed til at kigge på hele virksomheden som en samlet organisation og overveje, om der er noget, der skal justeres eller optimeres.

11 spørgsmål som virksomheden bør tage op til overvejelse, inden rekrutteringen begynder

• Skal stillingen genbesættes, nedlægges eller flyttes til en anden enhed/afdeling?
• Hvad er virksomhedens langsigtede kontra aktuelle behov for kompetencer – og kan disse kombineres?
• Kan stillingen besættes ved en intern rekruttering – og hvilke fordele og ulemper giver det?
• Ved en intern rekruttering, åbner det så op for at få en nødvendig ekstern rekruttering i en anden afdeling?
• Er det relevant at ændre opgavefordelingen mellem forskellige afdelinger?
• Bør der kigges på mangfoldigheden blandt personalet mht. uddannelse, køn, alder og etnicitet?
• Hvilket stillings- og lønniveau skal stillingen besættes på?
• Skal stillingen være en fastansættelse, en projektansættelse eller en tidsbegrænset ansættelse?
• Skal stillingen være en fuldtidsstilling eller en stilling på nedsat tid?
• Skal rekrutteringen foretages af et rekrutteringsbureau, eller kan virksomheden selv klare opgaven?
• Hvem skal involveres i rekrutteringsprocessen og med hvilke opgaver?

Der kan sikkert formuleres flere overvejelser, men ovenstående kommer godt rundt og sikrer, at de mere grundlæggende overvejelser er på plads, inden den egentlige rekruttering går i gang.

3. Beskriv stillingens indhold med en jobanalyse

En grundig jobanalyse er et vigtigt element i rekrutteringsprocessen og medvirkende til, at I er godt på vej til at finde den rigtige profil til stillingen. Jobanalysen kan derfor bruges til at udarbejde en medarbejderprofil, der beskriver arbejdsopgaver samt de personlige og faglige kompetencer, der er nødvendige for at udfylde stillingen.

En jobanalyse har 3 hovedformål

1. Den skal danne grundlag for jobbeskrivelsen og sikre udformning af en målrettet jobannonce.
2. Den skal fungere som udgangspunkt for at afgøre, hvilke faglige og sociale kompetencer, ansøgerne skal vurderes og udvælges ud fra.
3. Den skal sætte fokus på, om der er andre faktorer end kandidaternes kompetencer, der skal vægte i vurderingen og udvælgelsen.

Jobanalysen bør fremkomme i et samarbejde mellem de personer, som skal deltage i vurderingen og udvælgelsen af ansøgere. Hvem det så er, kan variere fra arbejdsplads til arbejdsplads, men det er nærliggende, at den nye medarbejders chef og en medarbejder eller fremtidig kollega deltager i udarbejdelsen. Deltagerne i rekrutteringen kan nedsættes i et decideret ansættelsesudvalg*.

💡Hvad er et ansættelsesudvalg? I nogle tilfælde kan være en god idé at nedsætte et decideret ansættelsesudvalg, når der skal findes en ny medarbejder til virksomheden. Udvalget består typisk af den ansættende leder, 1-2 medarbejdere, der får den nye medarbejder som kollega eller leder, samt evt. en repræsentant fra HR-afdelingen. Ansættelsesudvalget nedsættes straks efter beslutning om opslag af stillingen og inddrages ideelt set i hele processen – helt fra jobannonce til ansættelse.

Eksempel fra rekrutteringsprocessen i Ofir

“Når vi rekrutterer i koncernen arbejder vi struktureret med ansættelse af nye medarbejdere, og udforming af en jobanalyse er en del af processen. Det tager tid at lave en jobanalyse, men tiden er givet godt ud på den lange bane. En jobanalyse sikrer, at man kommer hele vejen rundt om jobbet, hvilket har 2 helt centrale fordele:

1. Jobannoncen kommer til at beskrive stillingens reelle indhold, hvilket øger sandsynligheden for flere
   kvalificerede ansøgere.
2. Processen fungerer som forventningsafstemning internt, så alle interessenter har samme opfattelse af,
   hvilke opgaver kandidaten skal løse samt hvilke kompetencer, der efterspørges.”
   Louise Hegner, HR-business partner og HR-projektkonsulent, North Media A/S“

Louise Hegner, forh. HR-business partner og HR-projektkonsulent, North Media A/S

4. Beskriv den rette kandidat med en medarbejderprofil

Jobanalysen danner grundlag for en medarbejderprofilen. Medarbejderprofilen har til formål at fastlægge, hvilke faglige og personlige kompetencer jobbet kræver. Det danner også overblik over de relationer den nye medarbejder skal indgå i og hvordan. Desuden skaber I overblik over, hvilke professionelle roller medarbejderen skal udfylde – både på kort og langt sigt.

Udarbejdelse af en medarbejderprofil kan bl.a. indeholde beskrivelse af følgende overvejelser:

• Hvilke personlige og sociale egenskaber er vigtige i relation til stillingen og afdelingen/virksomheden?
• Hvilke kompetencer og/eller egenskaber vurderer I som værende vigtigst i den samlede profil?
• Hvad er udviklingspotentialet og karrieremulighederne for den nye medarbejder i jobbet?
• Hvordan skal den nye medarbejder bidrage til, at virksomheden/afdelingen når sine strategiske mål?
• Hvad skal den nye medarbejder i fremtiden kunne for at varetage jobbet – og evt. videreudvikle det?
• Hvilke faglige kompetencer skal den nye medarbejder have?

Der kan være flere overvejelser, der er relevante for jeres rekrutteringsproces eller den aktuelle stilling, og så er det bare med at fylde på. Planlægningsfasen er som sagt utrolig vigtig – måske den allervigtigste i en rekruttering – så det gælder om at få det hele med fra starten.

Tjekliste til din planlægning af rekrutteringsprocessen

Brug tjeklisten som hjælp til at planlægge din næste rekruttering – og supplér evt. selv med flere ting, der
er vigtige hos jer.

• ✅ Tidsfrist for ansættelse – Find ud af, hvornår stillingen skal være besat og brug denne dato som udgangspunkt for en tidsplan.
• ✅ Annoncering – Overvej nøje, hvilke medier der egner sig til annoncering af den ledige stilling, så du er sikker på at ramme relevante kandidater.
• ✅ Gennemgang af ansøgninger – Beslut om ansøgningerne skal læses løbende eller ved annoncens udløb – og hvem der har denne opgave.
• ✅ Udvælgelse af kandidater til samtale – Fastlæg de vigtigste kriterier for udvælgelse af kandidater til samtale, hvor mange der skal
  indkaldes og hvornår.
• ✅ Antal interviewrunder – Overvej, hvor mange interviewrunder kandidaterne skal igennem – og hvad de forskellige
  interviews skal bidrage med.
• ✅ Interne deltagere – Beslut hvem fra virksomhaeden, der skal deltage ved samtalerne – og tænk på, at det kan virke lidt
  overvældende at sidde overfor alt for mange ’bedømmere’ til en samtale.
• ✅ Fysisk placering af samtaler – Nogen foretrækker at mødes på ’neutral’ grund og afholder samtaler eksternt – mens de fleste
  bruger et mødelokale i virksomheden, så husk at booke på forhånd.
• ✅ Test af kandidater – Hvis kandidaterne skal testes i forløbet, skal dette medregnes i planlægningen – og det skal
  besluttes, hvilken slags test de skal tage.

📖 TIP: Læs også vores guide til at skrive en god jobannonce med skabelon. Bliv klar til at tiltrække relevante og kvalificerede kandidater til jeres ledige stilling.