Hvad betyder HR-begrebet time to fill?

Time to fill er tidsperioden fra en virksomhed beslutter at ansætte en ny medarbejder, til den dag den pågældende medarbejder underskriver kontrakt. Med andre ord er det den tid, det tager for virksomheden at gennemføre en rekruttering.

Nogle virksomheder regner time to fill fra den dag rekrutteringen begynder til den nye kandidat har første arbejdsdag.

Perioden omfatter typisk annoncering af stillingen, modtagelse og vurdering af ansøgninger, interviews, evaluering af kandidaterne og til sidst udvælgelse og tilbud til den ønskede kandidat.

Begrebet minder meget om time to hire, der dog handler mere om den enkelte kandidat, og derfor først begynder, når virksomheden modtager ansøgningen. Den vil derfor altid være kortere end time to fill.

Time to fill er en vigtig indikator

At forstå begrebet kan hjælpe virksomheder med at identificere områder, hvor de kan optimere rekrutteringsprocessen. De kan evaluere, hvor lang tid de forskellige faser tager, og hvor de sætte ind for at forkorte tiden.

Længden på time to fill kan indikere forskellige ting, f.eks.:

• Er den kort, kan det betyde, at rekrutteringsprocessen er effektiv og strømlinet
• Hvis den er lang, betyder det måske, at der er flaskehalse i processen

Virksomheder bør altid være bevidste om rekrutteringsprocessen, og hvor den kan forbedres. Det er med til at give ansøgerne en bedre oplevelse, hvis der ikke er for lang ventetid.

Eksempel:

En virksomhed beslutter at ansætte en ny marketingkoordinator. Beslutningen om at ansætte træffes den 1. september.

• Beslutning om ansættelse (1. september): Virksomheden identificerer behovet for en ny marketingkoordinator og beslutter at starte rekrutteringsprocessen.
• Stillingsannonce (1. til 7. september) Virksomheden undersøger, hvilke kompetencer de har brug for, og hvilke opgaver kandidaten skal løse. På den baggrund skriver de stillingsopslaget.
• Ansøgningsperiode (7. til 26. september): Virksomheden annoncerer for stillingen på deres hjemmeside, jobportaler og sociale medier samt modtager ansøgninger fra interesserede kandidater.
• Screening af ansøgninger (27. september til 5. oktober): Virksomheden gennemgår ansøgningerne og inviterer de relevante kandidater til samtale.
• Første runde af samtaler (10. til 17. oktober): Virksomheden afholder samtaler med de udvalgte kandidater for at evaluere deres færdigheder.
• Anden runde af samtaler og evaluering (19. til 25. oktober): De bedste kandidater går videre til anden runde af samtaler eller tests, og virksomheden evaluerer deres præstationer.
• Udvælgelse og jobtilbud (26. til 29. oktober): Virksomheden beslutter sig for den mest egnede kandidat og sender et jobtilbud.
• Accept af jobtilbud (31. oktober): Den udvalgte kandidat accepterer jobtilbuddet.

Her er time to fill perioden fra beslutningen om at ansætte en ny medarbejder den 1. september til den dag, hvor den nye medarbejder underskriver kontrakten den 31. oktober – altså 61 dage.

Det kan virksomheden sammenligne med andre virksomheder og bruge som parameter til at forsøge at blive mere effektive i deres rekruttering.