Hvad betyder HR-begrebet HRIS?

De fleste ved, hvad HR står for, men har du styr på HRIS? Det står for Human Resources Information System. Kort fortalt er det en virksomheds personaleinformationssystem. Det er en avanceret softwareløsning, som virksomheder og organisationer bruger til at administrere deres personaleforvaltning. Det fungerer som en digital platform, hvor al information og processer relateret til medarbejdere er samlet på ét sted.

Det giver en enkel og effektiv måde at opbevare og håndtere information om medarbejdere. Herunder deres ansættelseshistorik, lønoplysninger, arbejdstid og fravær.

Hvad kan HRIS?

Et HRIS kan understøtte og gøre rekrutteringsprocessen mere effektiv ved at oprette jobopslag, administrere ansøgninger og hjælpe med ansættelsesbeslutninger.

Lønadministration er også en central del af HRIS, hvilket giver virksomheder mulighed for at håndtere medarbejderes løn nøjagtigt og i overensstemmelse med lovgivningen.

HRIS’er er også nyttige til at evaluere medarbejdernes præstationer og administrere mål og feedback. Systemet kan lave rapporter og analyser, der hjælper HR-afdelingen med at træffe informerede beslutninger og opfylde lovgivningsmæssige krav. 

Samlet set fungerer HRIS som et centraliseret værktøj til at effektivisere HR-processer, øge nøjagtigheden og organisere information om medarbejdere. Det er en vigtig teknologisk ressource for enhver virksomhed, der ønsker at optimere deres personaleadministration og reducere den tid, der bruges på administrative opgaver.

Et eksempel:

TechSolutions er en teknologivirksomhed med 800 medarbejdere, der er specialiseret i softwareudvikling og it-konsultation. De har implementeret systemet for at effektivisere deres HR-processer. 

• Anvendelse af HRIS hos TechSolutions:
• Medarbejderinformation og selvbetjening: Alle medarbejderes personlige oplysninger, ansættelseshistorik og stillingsbeskrivelser er gemt i HRIS. Medarbejderne kan logge ind i systemet for at opdatere deres kontaktinformation, ændre skatteoplysninger og tilmelde sig goder som sundhedsforsikring.
• Lønadministration: HRIS anvendes til at administrere lønprocessen. Hver måned beregner systemet automatisk medarbejdernes løn, trækker skat og udsteder elektroniske lønsedler. Det eliminerer behovet for manuel lønberegning og minimerer fejl.
• Tidsregistrering og fraværsstyring: Medarbejderne indtaster deres arbejdstimer og anmoder om ferie via HRIS. HR-afdelingen og ledelsen kan holde øje med arbejdstid og fravær i realtid, hvilket hjælper med at planlægge projektbemanding.
• Rekruttering og ansættelsesprocessen: HRIS understøtter TechSolutions’ rekrutteringsproces ved at samle jobopslag, modtagede ansøgninger og planlægning af samtaler på én platform. Alle CV’er og relaterede dokumenter er gemt elektronisk og let tilgængelige.
• Præstationsvurdering: Præstationsmål og feedback for hver medarbejder er tilgængeligt på HRIS. Dette letter årlige præstationsvurderinger og udviklingsplanlægning ved at give både ledere og medarbejdere nem adgang til informationen.
• Rapportering og analyser: HRIS genererer rapporter om alt fra medarbejderomsætning til lønudgifter og produktivitet. Ledelsen bruger disse rapporter til at træffe beslutninger om personale og strategi.
• Overholdelse af love og regler: Systemet hjælper TechSolutions med at overholde arbejdsretlige regler ved at opretholde nødvendig dokumentation.

For TechSolutions hjælper HRIS med at effektivisere HR-processer, reducere papirarbejde og fejl og skabe mere transparens ved at gøre oplysninger tilgængelige for medarbejdere. Det hjælper også med at sikre, at virksomheden overholder love og regler inden for HR-området.