5 ting du skal huske til din næste ansættelse

Når du står over for at skulle finde en ny medarbejder, er det en god idé at have gjort sig en række overvejelser, så du finder den rigtige kandidat på den bedste og mest effektive måde. Vi giver dig her 5 ting der er værd at huske, næste gang du skal rekruttere en medarbejder.

Hvis I er en lille eller mellemstor virksomhed kan du nøjes med at læse punkt 1-3, da det typisk er store virksomheder der har ressourcer til at udføre punkt 4 og 5. Rådene kan dog sagtens bruges som inspiration for alle, uanset virksomhedens størrelse.

1. God planlægning sparer tid
Sat lidt på spidsen kan en rekruttering koges ned til ’at finde den bedst egnede medarbejder til jobbet hurtigst muligt’. At finde den rette nye medarbejder kan i sig selv være svært, men jo mere klar man er i sin søgen og fremstillingen af arbejdspladsen desto bedre.

Jobsøgerne har dermed mulighed for at læse mere om hvordan det er at arbejde hos den pågældende virksomhed. Med klar besked om hvad der kræves ift. arbejdsopgaver og en god beskrivelse af arbejdsmiljøet har jobsøgere bedre forudsætninger for at se, om de passer ind.

Selv hvis I kun har få rekrutteringer om året, vil I kunne spare tid (og penge) ved at arbejde efter en fastlagt metode. Skriv den ned og sørg for at, at organisationen kender og bruger den – det sikrer en ensartet og professionel rekrutteringsproces.

Læs også vores guide: Sådan planlægger du din rekruttering

2. Lav en tidsplan/tjekliste
En detaljeret tidsplan er et godt redskab til at sikre en effektiv proces og optimere de involverede parters tidsforbrug. Tidsplanen skal indeholde alle de opgaver, der skal løses, hvem der har ansvaret for hvad, og hvornår opgaven skal være løst. En tidsplan rummer masser af nyttig information, som kan deles med jobsøgerne, så de ved hvornår de kan forvente svar.

En rekrutteringsproces kan tage fra nogle få uger til flere måneder afhængig af rekrutteringens sværhedsgrad: Nogle stillinger er bare sværere at besætte end andre.

Sværhedsgraden har også stor betydning for, hvilke kanaler I bør benytte for at fange potentielle ansøgeres opmærksomhed: Netværk, sociale medier, jobportaler eller et rekrutteringsbureau. Lige denne del bør dog overstås så hurtigt som muligt.

3. Indledende overvejelser
En rekruttering kan give anledning til en masse overvejelser, som ikke kun bør relatere sig til den ledige stilling. Faktisk kan det i nogle tilfælde fungere som en kærkommen lejlighed til at kigge på hele virksomheden som en samlet organisation og overveje, om der er noget der skal justeres eller optimeres:

Skal stillingen genbesættes, nedlægges eller flyttes til en anden enhed/afdeling?
Hvad er virksomhedens aktuelle behov for kompetencer ift. behovene på længere sigt – og kan de kombineres?
Kan stillingen besættes ved en intern rekruttering – og hvilke fordele og ulemper giver det?
Er det relevant at ændre opgavefordelingen mellem forskellige afdelinger?
Bør der kigges på mangfoldigheden i personalegruppen/afdelingen mht. uddannelse og baggrund?
Hvilket stillings- og lønniveau skal stillingen besættes på?
Skal stillingen være en fastansættelse, en projektansættelse eller en midlertidig ansættelse?
Hvem skal involveres i rekrutteringsprocessen og med hvilke opgaver?
Der kan sikkert formuleres flere overvejelser til planlægningsprocessen, men ovenstående kommer godt rundt og sikrer, at de mere grundlæggende overvejelser er på plads, inden den egentlige rekruttering går i gang.

Læs også…
Vores guide til hvordan du skriver en god jobannonce, så du tiltrækker relevante og kvalificerede kandidater (ansøgere) til den ledige stilling

Guide: Den gode jobannonce
4. Udarbejdelse af jobanalyse
En grundig jobanalyse er et vigtigt element i planlægningsfasen og medvirkende til, at I er godt på vej til at finde den rigtige profil til stillingen. Jobanalysen skal munde ud i en medarbejderprofil, der beskriver arbejdsopgaver samt de personlige og faglige kompetencer, der er nødvendige for at udfylde stillingen.

En jobanalyse har tre hovedformål:

Den skal danne grundlag for jobbeskrivelsen og sikre udformning af en målrettet jobannonce
Den skal fungere som udgangspunkt for at afgøre, hvilke faglige og sociale kompetencer ansøgerne skal vurderes og udvælges ud fra
Den skal sætte fokus på, om der er andre faktorer end kandidaternes (ansøgernes) kompetencer, der skal vægte i vurderingen og udvælgelsen
Jobanalysen bør fremkomme i et samarbejde mellem de personer, som skal deltage i vurderingen og udvælgelsen af ansøgere. Hvem det så er, kan variere fra arbejdsplads til arbejdsplads, men det er nærliggende, at den nye medarbejders chef og en medarbejder eller fremtidig kollega deltager i udarbejdelsen. Deltagerne i rekrutteringen kan nedsættes i et decideret ansættelsesudvalg.

Tjekliste – til indhold i en jobanalyse:
Jobbets placering, nærmeste chef, samt hvem medarbejderen i øvrigt skal arbejde sammen med
De strategiske mål for afdelingen/virksomheden
Hvilke mål/KPI’er, der er knyttet til stillingen
Hvilke opgaver, der ligger i jobbet
Hvilke faglige og personlige kompetencer, jobbet kræver
Ansættelsesvilkår, løn og arbejdstid
Arbejdspladsens/afdelingens kultur og værdier
Ansættelsesudvalg
Det kan være en god idé at nedsætte et decideret ansættelsesudvalg, hver gang der skal findes en ny medarbejder til virksomheden. Udvalget består typisk af den ansættende leder, 1-2 medarbejdere, der får den nye medarbejder som kollega eller leder, samt evt. en repræsentant fra HR-afdelingen. Ansættelsesudvalget nedsættes straks efter beslutning om opslag af stillingen og inddrages ideelt set i hele processen fra jobannonce til ansættelse.

”Det tager tid at lave en jobanalyse, men tiden er givet godt ud på den lange bane. En jobanalyse sikrer, at man kommer hele vejen rundt om jobbet, hvilket har to helt centrale fordele:
1. Jobannoncen kommer til at beskrive stillingens reelle indhold, hvilket øger sandsynligheden for flere kvalificerede ansøgere.
2. Processen fungerer som forventningsafstemning internt, så alle interessenter har samme opfattelse af, hvilke opgaver kandidaten skal løse samt hvilke kompetencer, der efterspørges.”

Louise Hegner

HR-chef, North Media A/S

5. Medarbejderprofil
Jobanalysen danner grundlag for en medarbejderprofil, som fastlægger hvilke faglige og personlige kompetencer jobbet kræver, hvilke relationer den nye medarbejder skal indgå i og hvordan samt hvilke professionelle roller medarbejderen skal udfylde – både på kort og langt sigt.

Udarbejdelse af en medarbejderprofil kan bl.a. indeholde beskrivelse af følgende overvejelser:

Hvilke faglige kompetencer skal den nye medarbejder have?
Hvilke personlige og sociale egenskaber er vigtige i relation til stillingen og afdelingen/virksomheden?
Hvilke kompetencer og/eller egenskaber vurderer I som værende vigtigst i den samlede profil?
Hvad er udviklingspotentialet og karrieremulighederne for den nye medarbejder i jobbet?
Hvordan skal den nye medarbejder bidrage til, at virksomheden/afdelingen når sine strategiske mål?
Hvad skal den nye medarbejder i fremtiden kunne for at varetage jobbet – og evt. videreudvikle det?
Så nåede vi i land med vores bedste råd til dig og din næste ansættelse – og det håber vi naturligvis I også gør med jeres næste rekruttering.

Læs også vores artikel ”5 hyppige rekrutteringsfejl”

Eller bliv klogere på rekruttering via sociale medier med ”Rekruttering på sociale medier – skal, skal ikke?”

Ofir kan også hjælpe dig med rekrutteringen af nye medarbejdere – læs mere her